Mengenal 'Workplace Communication' dan Cara Menerapkannya

Mungkin sebagian dari kita melangkah masuk ke dalam kantor dengan muka menunduk, mata menatap layar smartphone, lalu duduk di meja dengan telinga yang ditutup rapat oleh headphone. Mungkin itu gaya bekerja kita. Tapi, mau seperti apa pun gaya bekerja kita, tetap kita tak bisa menghindari komunikasi di kantor, on a screen or in person.

Jill Jacinto, millennial career expert, mengemukakan, saat ini kita bisa memang dapat berkomunikasi via email, group chat, video call, call conference, atau bertatap muka di lingkungan kerja. Tapi, mau metode (komunikasi) apa pun yang digunakan, kita tetap harus meningkatan kemampuan berinteraksi yang tepat dengan rekan kerja kita.

Begitu pula yang dikemukakan  konselor karier di University of Denver Career Center, Ruth Prochnow. Menurutnya, komunikasi lisan dan tertulis sangat penting di lingkungan kerja. Walaupun kita sudah mempunyai keahlian dan kemampuan dalam suatu bidang, tetap belum lengkap tanpa kemampuan berkomunikasi yang baik. Soalnya, keterampilan komunikasi secara personal sangat dibutuhkan untuk memperlancar pekerjaan. Misalnya, pas mengungkapkan ide, saat negosiasi, waktu presentasi, dan ketika networking.

Apa Itu Workplace Communication?

Wikipedia menjelaskan di situs resminya, workplace communication adalah proses pertukaran informasi dan ide, baik secara verbal maupun non-verbal, dalam sebuah organisasi. Ini termasuk email, pesan teks, telepon, catatan tertulis, dan semacamnya. Nah, komunikasi yang terjadi selama bekerja tersebut penting banget buat sebuah perusahaan atau organisasi. Soalnya, menurut career coach Hallie Crawford, keterampilan berkomunikasi berdampak pada efisiensi, efektivitas, kepercayaan antara karyawan, branding perusahaan, bagaimana kita tampil sebagai seorang profesional, dan banyak lagi.

5 Langkah Menerapkan Workplace Communication Yang Efektif

Michelle Riklan, Managing Director di Riklan Resources LLC serta pakar karier, hubungan antarpegawai, dan development coaching, membagikan 5 cara untuk meningkatkan keterampilan komunikasi kita.

#1 Usir Pikiran Negatif

Sebelum meeting atau presentasi, ada kalanya kita neting alias negatif thinking. Misalnya, “Gimana kalau nanti gagap?”, atau “Gimana kalau lupa materinya?”. Menurut Michelle, itu malah membuat kita jadi lebih makin cemas dan memicu pikiran negatif lainnya, seperti  “Pasti enggak dapat promosi jabatan, deh!” Atau, “Bos akan menolak proposal ini.”

Michelle sering melatih manajer baru dan manajer eksekutif yang tak terbiasa dengan ‘sorotan’, dan hal pertama yang ia kerjakan adalah mengubah pola pikir mereka. Khususnya pikiran negatif yang muncul di kepala mereka, beberapa saat sebelum mereka hadir di hadapan hadirin. Begini cara kerjanya.

Pertama, buat tiga hingga lima pertanyaan "Gimana kalau" yang positif pada diri sendiri. Contoh:

• “Gimana kalau bos menyukai ide saya??
• “Gimana kalau mereka suka lelucon pembuka saya?”
• “Gimana kalau saya berhasil melakukan presentasi?”
• “Gimana kalau mereka malah bertanya pada saya dan enggak langsung menolak ide saya?”

Pertanyaan-pertanyaan ini mendorong respons positif dan beberapa di antaranya bahkan memicu otak kita untuk membuat rencana ke depan. Ini mengalihkan perhatian kita dari semua hal yang bisa salah ke hal-hal yang dapat berjalan dengan benar sehingga kegugupan kita berubah menjadi kegembiraan dan semangat. Hore!

#2 Fokus Pada 'Fans' Kita

Saat kita berbicara kepada orang, apakah itu cuma ke beberapa orang saja di tim kita atau di ruang rapat dengan banyak orang, yang paling penting adalah berkonsentrasi pada orang-orang yang memperhatikan kita. Cari orang yang menatap kita, memberi anggukan, senyuman dan mencatat. Lalu, fokuskan perhatian kita pada mereka. Anggap aja mereka fans kita.

#3 Perhatikan Bahasa Tubuh Kita

Cara kita berdiri, meletakkan tangan dan ekspresi wajah memengaruhi persepsi orang tentang kita. Ini panduan bahasa tubuh dasar, dari Michelle, yang dapat bisa terapkan dalam berbagai situasi di tempat kerja:

• Di sebuah rapat, jangan melipat tangan kita. Ini menandakan bahwa kita tidak tertarik atau tidak percaya pada apa yang kita dengar.
• Bersandarlah untuk menunjukkan bahwa kita mendengarkan orang yang bicara saat meeting.
• Tersenyumlah dan lakukan kontak mata dengan siapa pun yang berbicara, termasuk pada orang-orang yang mengajukan pertanyaan pada kita.
• Dalam presentasi, jangan takut menggunakan gerakan tangan ketika menyampaikan poin.
• Jangan membungkuk. Berdirilah tegak dengan bahu santai. Sikap ini meningkatkan kepercayaan diri kita tanpa membuat kita terlihat kaku, kayak kain lap kering.

#4 Terima Respon dan Ekspresi Wajah Orang Lain

Enggak semua orang akan setuju dengan ucapan kita selama rapat, dan kita harus menerimanya. Kalau si bos tidak terlihat senang, teruskan saja, ya. Soalnya, kita punya waktu untuk menjawab komentar atau pertanyaan negatif yang mereka miliki di akhir presentasi.

#5 Jangan ‘Bersembunyi’ Terus Lewat Email dan Teks

Jangan khawatir kalau presentasi kita gagal, atau kalau komentar kita tak membuat kita terlihat pintar pas meeting. Yang penting, kita berani ‘melangkah keluar’ dari zona nyaman kita dan berbicara. Sebagian orang memang lebih suka berbicara secara tertulis karena itu membuatnya nyaman dan enggak perlu melihat respons atau komentar orang lain secara langsung. Tapi, menurut Michelle, itu akan membuat kita rugi karena kemampuan berkomunikasi lisan kita tidak akan terlatih. Percayalah, kalau jam terbang kita makin banyak, pasti kita makin jago berbicara di depan umum juga.

Biar semakin nyaman berkomunikasi dengan kolega kita, bisa juga, lho, dengan mencoba mengakrabkan diri dengan mereka. Memang, sih, enggak mudah untuk menjalin keakraban dengan tim kita di kantor dan rekan kerja lainnya. Tapi, bisa diatasi, kok. Coba, deh, sesekali pergi bareng dengan tim kita, lunch bareng di luar kantor, atau melakukan aktivitas menyenangkan bersama-sama.

Misalnya, nonton konser atau film dan serial bareng. Kebetulan, nih, lagi ada season terbaru Sparks. Pertengahan Juli 2019 lalu, season kedua Sparks baru saja diluncurkan. Mini seri yang tayang di kanal digital ini merupakan bentuk komitmen Bank DBS dalam meningkatkan agenda pembangunan berkelanjutan sebagai fokus dan tujuan bank.

Menariknya, serial bertema everyday heroes for a better world ini diilhami oleh kisah nyata. Pantas saja kalau Sparks season pertama berhasil meraih sejumlah penghargaan pemasaran global. Mulai dari “Gold Award in Digital Marketing” di ajang “Global Efma-Accenture 2017 Distribution & Marketing Innovation Awards” hingga Silver Award pada penghargaan bergengsi “Shorty Awards 2018”. Kalau penasaran, tonton di sini, deh.

Hal lainnya yang bisa kita lakukan untuk menciptakan lingkungan kerja yang nyaman adalah dengan mengambil bagian menjadi saksi aktif saat menyaksikan pelecehan seksual di kantor. Baca ini untuk tau 5 hal yang harus kita lakukan saat menyaksikan pelecehan seksual di kantor.