【職場英文】Email必備懶人包，3分鐘搞定英文書信！

星展 | 2023.03.13

現今職場上常使用電子郵件聯繫，無論在求職面試階段、外商公司內部、或是與海外客戶往來，英文email更是免不了的溝通工具。不過，一封完整的email應該具備哪些基本架構？該怎麼寫才能言簡意賅又不失禮？儘管網路上有許多現成的英文信件模板可以參考，但是面對職場上多樣的溝通情境，若貿然套用模板卻忽略用字遣詞的細節，反而容易出錯，甚至造成誤解。因此，讓我們從基本的信件架構看起，逐步掌握主旨、開頭、內文、結尾等環節，一窺撰寫英文email的5大重點！

(1) 架構-下筆前掌握email基本架構

無論中文或英文，email架構基本上由「主旨、開頭(稱謂)、內文、結尾敬語、署名」共5個部分組成(如下圖)，僅在段落、標點等格式細節上略有差異。以段落編排為例，英文信件可以和中文一樣，在每段開頭縮排(如下圖，縮排約4~5個字母的空間)，也可以選擇齊頭式的寫法，讓信中每段文字都從左邊邊界起頭；標點符號部分，英文書信主要使用「半形」的逗號（comma）與句號，將標點符號接續在單字後方，並與下個單字間保留空格，應避免使用中文的全形符號。

(2) 主旨-好的email主旨應符合哪些條件？

一封好的email必須具備「用字精簡、目標明確、呼應內文」的信件主旨！若主旨欄位空白或詞不達意，不但可能使收信人漏掉信件，也容易造成誤解，被當成垃圾信件處理。尤其對於求職、產品行銷、合作洽詢等收件者「未必需要回信」的情境，如何讓自己的信件從收件人每天可能收到的上百封信件中脫穎而出，勢必需要一個言簡意賅的信件主旨！

主旨需要多「精簡」？如何呼應內文？

以下表為例，儘管信件的主旨文字應簡短有力，但仍須要適當融入內文重點，才能讓收信者一目了然，掌握「來信者目的」，避免在第一時間只感到「關於哪方面的問題？」、「有哪些請求？」、「要促銷什麼？」等困惑，甚至因而選擇忽略該信件，優先處理其他主旨明確的來信！

(3) 開頭-Dear？Hi？稱謂怎麼用才不失禮？

英文Email開頭通常會在收件者名字前搭配Dear和Hi以示禮貌、友善，但是該怎麼用才不失禮呢？一般而言，正式信件常使用「Dear _______ ,」開頭，這裡的Dear並非直譯為中文的「親愛的」，而是一種正式且親切的打招呼方式，類似「致⋯⋯」的概念，可用於對客戶、上司、長輩等較正式、禮貌的溝通情境；Hi則適合更為親近、熟悉的對象，例如朋友、同事間聯繫等比較輕鬆的信件氛圍。

若以職場的情境而言，我們通常可以從3個原則判斷該使用Dear或是Hi，也可以參考下表的舉例整理：
1. 寫信的性質及目的
2. 與收信對象的熟識程度、輩份或位階差異
3. 國情與企業文化

如果還是難以判斷呢？最簡單的方式就是複製對方來信的稱謂比照辦理，確保不至於冒犯對方；若是第一次與對方聯絡，則建議使用Dear較為保險。

若使用稱謂，留意男女、職業有別！

此外，傳統紙本書信的開頭常使用「Dear+稱謂+姓氏」的完整寫法，在部分正式的Email也會使用，稱謂通常會依性別、職業區分，下表為大家整理幾個最常用的稱謂。值得留意的是，因為稱謂是簡寫，連同句點算是一個單字，所以和姓氏之間要有空格，不可連在一起，例如「Mr. Trump,」，而非「Mr.Trump,」。